การจัดเก็บข้อมูลสำหรับระบบ ISO 9001:2015

การจัดทำระบบมาตรฐาน ISO 9001:2015 สิ่งสำคัญของมาตรฐานนี้ คือการจัดทำระบบเอกสารให้มีความถูกต้องสามารถตรวจสอบได้ องค์กรควรเลือกวิธีการจัดเก็บเอกสารให้เหมาะสม และครอบคลุมในทุกกิจกรรม ซึ่งจะต้องดำเนินการให้สอดคล้องกับมาตรฐาน ISO 9001:2015

การจัดเก็บข้อมูลแบบ Electronic Files ในระบบ ISO 9001:2015

ในการจัดทำระบบ ISO 9001:2015 นั้น ส่วนที่สำคัญอย่างหนึ่งคือ เอกสารและบันทึกต่าง ๆ อาทิ ขั้นตอนการปฏิบัติงานของแผนกต่าง ๆ WI ของแต่ละแผนก หรือบันทึกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในการทำงาน ที่ใช้เป็นหลักฐานในการทวนสอบความสอดคล้องของระบบตามข้อกำหนด โดยเอกสารและบันทึกต่าง ๆ นั้น ในปัจจุบันไม่ได้อยู่ในรูปแบบของกระดาษเพียงอย่างเดียว ยังสามารถอยู่ในรูปแบบของ Electronic Files ได้ตามความเหมาะสมของกิจกรรมที่เอกสารและบันทึกนั้นเกี่ยวข้องด้วย อาทิ แผนการผลิตประจำสัปดาห์อยู่ในรูปแบบของ Microsoft Excel ออกโดยแผนกวางแผนการผลิตและแจกจ่ายไปยังฝ่ายผลิตทางอีเมลทุกสัปดาห์ เป็นต้น

สิ่งที่ต้องทำเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนด ISO 9001:2015

เอกสารและบันทึกจะต้องมีการชี้บ่งและคำอธิบายที่เหมาะสม เช่นการตั้งชื่อไฟล์ หรือการเขียนชื่อเอกสารหรือรหัสลงไปในตัวเอกสารเองเลยก็ตาม
รูปแบบที่ใช้จะต้องเหมาะสม เช่น ใช้ภาษาที่ใช้จะต้องเข้าใจได้โดยผู้ใช้งาน มีภาพเพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าใจได้ง่ายขึ้น
จะต้องมีการทบทวนว่ายังมีความเหมาะสมและเพียงพอต่อผู้ใช้งานหรือไม่ เช่น กำหนดให้หัวหน้าแผนกทำการทบทวนเอกสารและบันทึกทั้งหมดปีละหนึ่งครั้ง เป็นต้น
จะต้องมีการแจกจ่ายไปยังหน่วยงานที่จำเป็นต้องใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการส่งเอกสารทางอีเมล การเก็บเอกสารไว้ใน Shared Drive ของทางองค์กร เพื่อให้แต่ละแผนกเข้ามาใช้งานได้
การเก็บรักษาที่เหมาะสม เช่น กำหนดว่าเอกสารหรือบันทึกแต่ละประเภทนั้นจะต้องเก็บไว้ที่ Drive ไหน หรือเก็บไว้ที่คอมพิวเตอร์เครื่องไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบ
มีการปกป้องอย่างเพียงพอและเหมาะสม เช่น กำหนดให้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารและบันทึกต่างๆ เท่านั้นถึงจะสามารถใช้งานเอกสารนั้นได้ โดยการกำหนดสิทธิใน Server หรือการกำหนดให้มีการสำรองข้อมูลเอกสารและบันทึกต่างๆ ไว้ เพื่อป้องกันการสูญหายหรือเสียหายจากเหตุการณ์ต่างๆ เช่น ระบบติดไวรัส เป็นต้น
จะต้องมีการควบคุมการเปลี่ยนแปลงของเอกสารและบันทึกเช่นเดียวกันกับการเก็บข้อมูลในกระดาษ โดยการส่งเอกสารและบันทึกไปแต่ละแผนกนั้นจะต้องพึงระวังในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารหรือบันทึกต่างๆนั้น จะต้องทำให้มั่นใจว่าพนักงานได้รับการอัพเดทข้อมูลว่ามีการเปลี่ยนแปลงแล้ว เช่น การส่งอีเมลแจ้งเตือน เป็นต้น แต่ถ้าเป็นการเก็บเอกสารไว้ใน Shared Drive นั้น สามารถสร้าง Folder แยกสำหรับเอกสารที่ใช้งานในแต่ละแผนก และเอกสารที่ยกเลิกการใช้งานไปแล้วได้
จะต้องมีการกำหนดอายุของเอกสารและบันทึกต่างๆ เช่นเดียวกันกับการเก็บข้อมูลในกระดาษ โดยจะต้องมีการทวนสอบว่าเอกสารและบันทึกต่างๆ นั้นเมื่อครบอายุการจัดเก็บจะต้องถูกลบออกจากทางระบบ หรือพิจารณาจัดเก็บต่อตามความเหมาะสม

URS พร้อมให้คำมั่นสัญญาว่าสิ่งที่ท่านจะได้รับจากเราคือ การให้บริการตรวจรับรองประเมินระบบอย่างมืออาชีพ รวดเร็ว ตรงไปตรงมาและอยู่ในจริยธรรมอันดี เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานแก่องค์กรของท่านอย่างแน่นอน URS พร้อมให้บริการตรวจ ISO 9001, ISO 14001, ISO 13485, ISO 45001, IATF 16949, ISO 22716, ISO 22000, GHPs & HACCP, GMP อย.ฉบับ 420, ISO 27001, ISO 27701, ISO 20000-1, ISO 29110-4-1,ISO 29993, ISO 22301, ISO 50001, ISO 26001, ISO 39001 และมาตรฐานอื่นๆ

URS ได้รับการรับรองระบบงาน Accreditation Body (AB) อาทิ UKAS (United Kingdom Accreditation Service) และ IATF (International Automotive Task Force)